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PARITY.ERP und E-Rechnung - Das ist wichtig
Am 01.01.2025 ist es endlich so weit. Die E-Rechnung wird eingeführt. Was genau auf Sie zukommt, wann die Umsetzung erfolgen muss (es gibt selbstverständlich Übergangsfristen!) und wie wir in PARITY.ERP damit umgehen, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Wer sich bereits mit dem Thema auseinandergesetzt hat, kann sich auch direkt zu unserer Infoveranstaltung anmelden.
Was ist die E-Rechnung?
Bei einer E-Rechnung handelt es sich um eine Rechnung, die in einem strukturierten Format vorliegt und elektronisch übermittelt, empfangen und weiterverarbeitet werden kann.
Um gesetzlichen Ansprüchen zu genügen, muss die europaweit gültige Norm EN-16931 erfüllt werden.
In Deutschland gilt der Standard XRechnung der über die EU-Norm hinaus weitere Inhalte verpflichtend macht (z.B. Leitweg-Identifikationsnummer) - prinzipiell müssen im öffentlichen Auftragswesen des Bundes die Kriterien der E-Rechnungsverordnung (E-Rech-V) erfüllt werden.
- Ein PDF-Dokument ist keine E-Rechnung!
Wann kommt die E-Rechnung?
Während alle Lieferanten des Bundes seit Ende 2020 zur Ausstellung und Übermittlung einer E-Rechnung verpflichtet sind, kommt ab dem 01.01.2025 auch eine Verpflichtung für alle inländisch versteuerbaren B2B-Geschäfte hinzu. Da dem Gesetzgeber durchaus bewusst ist, dass die technische Umsetzung ihre Zeit benötigt, wurden unterschiedliche Übergangsfristen eingeräumt. Konkret bedeutet das:
- ab dem 01.01.2025: Alle Unternehmen sind dazu verpflichtet E-Rechnungen zu empfangen. Die E-Rechnung erhält in der Gesetzgebung Vorrang vor der Rechnung in Papierform. Das bedeutet, wenn Sie eine E-Rechnungen erhalten sind Sie auch dazu verpflichtet diese entsprechend aufzubewahren.
Prinzipiell sind alle Unternehmen im B2B-Bereich dazu verpflichtet E-Rechnungen zu versenden.
- bis zum 31.12.2026: Dürfen Unternehmen mit Zustimmung des Rechnungsempfängers Rechnungen weiterhin in Papierform versenden (z.B. PDF).
- bis zum 31.12.2027: Dürfen Unternehmen, deren Vorjahresumsatz geringer ist als 800.000 € Rechnungen weiterhin in Papierform versenden.
Unternehmen, deren Vorjahresumsatz größer als 800.000 € ist, dürfen Rechnungen via EDI versenden, die nicht den vorgegebenen Formaten entsprechen.
- ab dem 01.01.2028: Sind wirklich alle Unternehmen vollständig verpflichtet E-Rechnungen im B2B-Bereich zu empfangen und zu versenden. Geplant ist darüber hinaus ein Meldesystem entsprechend des sogenannten ViDA-Pakets (VAT in the Digital Age), das im Dezember 2022 von der EU veröffentlicht wurde.
Kurzgefasst:
- ab 01.01.2025
Empfangen und Aufbewahren - bis 31.12.2026
Versenden in Papierform - bis 31.12.2027
Versenden via EDI
Wie erstelle ich in PARITY.ERP eine E-Rechnung?
Unser Ziel ist es, die Erstellung einer E-Rechnung in PARITY.ERP so intuitiv wie möglich zu gestalten. Aufgrund der festgelegten Formatierungen und verpflichtenden Inhalte können Sie jedoch nicht einfach loslegen - einige Vorbereitungen müssen getroffen werden.
- Konfiguration der Firmensteuerungsdaten (erfolgt nach Installation des Setups in Abstimmung durch unseren Support)
- Pflege der Kundendaten (z.B. die Hinterlegung der Leitweg-ID)
Sobald alles eingerichtet ist, können Sie wie gewohnt bei der manuellen Belegerfassung im Versanddatenbild für den Druck auswählen, ob eine E-Rechnung erstellt werden soll. Ist die Checkbox aktiviert, wird beim Druck automatisch die XML-Datei generiert und kann wie üblich per E-Mail versendet werden.
Ein automatischer Upload zu bestehenden Portalen ist jedoch nicht vorgesehen.
Bei der in PARITY.ERP generierten E-Rechnung handelt es sich um eine Base64 kodierte XML-Datei, die den Standard XRechnung erfüllt
und damit kompatibel zur Richtlinie EN 16931 ist.
Was mache ich mit E-Rechnungen im Einkauf?
Um E-Rechnungen auch im Einkauf mit PARITY.ERP sinnvoll zu nutzen, bieten wir die Möglichkeit eingehende E-Rechnungen in PARITY zu importieren.
Dabei werden alle relevanten Informationen aus der E-Rechnung ausgelesen und bestehenden, offenen Wareneingängen zugeordnet.
Die Konfiguration für den E-Rechnungs Import erfolgt in Abhängigkeit des Lieferanten.
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Bei Fragen zu unserer Infoveranstaltung wenden Sie sich bitte an info@parity-software.com
Bei Fragen zu Ihrem Weg zur E-Rechnung wenden Sie sich bitte an support@parity-software.com